Aviso de Privacidad para Clientes

Última vez actualizado 20 de junio de 2024

Aviso de privacidad para clientes (anfitriones) de Pass the Keys Limited

Quiénes somos

Todas las referencias a «nosotros», «nos» o «la empresa» en este Aviso de privacidad se refieren a la siguiente empresa:

Pass the Keys Limited
85 Great Portland Street,
First Floor,
W1W 7LT
Londres
(Reino Unido)

Teléfono: +44 (0)208 0502 818
Correo electrónico: privacy@passthekeys.com
Sitio web: https://www.passthekeys.com

A quién se aplica este Aviso de privacidad

Este Aviso de privacidad establece cómo utilizamos los datos personales de las siguientes personas:

Nuestros clientes (anfitriones) que son personas físicas, así como los representantes o personas de contacto de nuestros clientes que son personas jurídicas (denominados colectivamente «clientes» en el presente Aviso de privacidad para facilitar la referencia).
Para evitar dudas, «clientes» se refiere a los clientes de nuestro servicio de gestión de inmuebles, no a otras partes, incluidos los huéspedes que se alojan en nuestros inmuebles, o socios de franquicia.

Nuestro papel en el tratamiento de sus datos personales

Cuando decidimos entablar una relación comercial con un cliente, o evaluamos la posibilidad de hacerlo, somos los responsables del tratamiento de los datos personales que usted nos facilita con el fin de hacer posible dicha relación comercial. Esto significa que somos responsables de decidir cómo recopilamos, utilizamos y almacenamos la información sobre usted relativa a nuestra relación.

Cómo ponerse en contacto con nuestro responsable de la protección de datos

Los datos de contacto de nuestro responsable de protección de datos son los siguientes:

Para clientes que residen en el Reino Unido o en Estados no miembros de la UE:

DataCo International UK Limited
Suite 1, 3rd Floor Suite 1,
11 - 12 St James's Square,
Londres (Reino Unido)
SW1Y 4 LB

Teléfono: +442035146557
Correo electrónico: privacy@dataguard.co.uk

Para clientes que residen en Estados miembros de la UE:

EDPO (Oficina Europea de Protección de Datos)
Calle de Manzanares, 4,
28005 Madrid (España)

Sitio web: https://edpo.com/gdpr-data-request/
Correo electrónico: privacy@edpo.com

Los datos personales que tratamos

En el marco de la relación con el cliente, recopilamos los siguientes datos personales directamente de usted:

Identificación personal e información de contacto

Recopilamos estos datos para ayudarle a configurar su cuenta Pass the Keys y para (cuando sea necesario) crear una cuenta Airbnb en su nombre. En algunas jurisdicciones, es posible que tengamos que conservar esta información como parte de nuestro cumplimiento normativo.

Información de identificación personal:nombre, apellido, cargo, fecha de nacimiento, identificación con foto y, en algunos lugares, número de identidad.
Información de contacto:dirección, dirección de correo electrónico y números de teléfono.

Datos demográficos

Podemos recopilar esta información durante el proceso de venta para ayudarnos a comprender quiénes son nuestros clientes y así poder adaptar mejor nuestros servicios.

Género: categoría de género
Estado de empleo: categoría de estado de empleo
Categoría de edad: edad aproximada

Datos de la cuenta Airbnb existentes

En caso de que ya disponga de una cuenta Airbnb, tendremos acceso a estos datos cuando nos delegue la gestión de la cuenta.

Información de identificación personal existente:nombre, apellido, cargo, fecha de nacimiento, identificación con foto.
Historial financiero:registros de reservas y transacciones anteriores.

Datos del inmueble gestionado

Recopilamos estos datos para poder anunciar su inmueble en mercados de alquiler a corto plazo y, cuando sea necesario, registrar el inmueble ante las autoridades locales.

Dirección:dirección de los inmuebles que se administran en nombre del cliente.
Número de licencia:cualquier número de licencia del inmueble relacionado con las leyes locales de alquiler de inmuebles.
Documentación del inmueble:dependiendo de donde se encuentre su inmueble, podemos recopilar la escritura del inmueble, la licencia de primera ocupación, el certificado de eficiencia energética u otra documentación del inmueble requerida por las autoridades locales.
Datos de acceso al registro policial: en las jurisdicciones donde se requiere que el inmueble esté registrado ante las autoridades policiales locales, recopilaremos o solicitaremos sus datos de acceso (información de inicio de sesión) para poder administrar su inmueble.
Datos registrales del inmueble: referencia catastral

Información financiera

Recopilamos estos datos con fines contables y para poder cobrar nuestros honorarios por la administración de su inmueble o pagarle el dinero adeudado.

Datos de la cuenta bancaria: se incluyen los números de cuenta y los códigos de clasificación para fines de transacción.
Historial de pagos y detalles: registros de transacciones, pagos realizados e importes adeudados.

Información de negocio

Si su inmueble está registrado en una empresa, recopilamos estos datos con fines contables.

Datos comerciales: nombre comercial, dirección registrada (para personas cuyos arreglos de propiedad están vinculados a entidades comerciales).

Información jurídica y normativa

Recopilamos estos datos para protegerlo a usted y a nosotros en caso de que haya alguna disputa en torno a nuestro servicio.

Contratos y detalles del acuerdo: documentación de los términos de nuestros acuerdos financieros con usted.
Reclamaciones o procedimientos legales: información relacionada con cualquier acción legal que lo involucre y que pueda afectar a nuestra relación.

Datos transaccionales

Recopilamos estos datos con fines contables, lo que incluye ofrecerle un desglose detallado de los ingresos y costes relacionados con la gestión de su inmueble.

Transacciones de la cuenta: registros detallados de las transacciones relacionadas con los acuerdos con los clientes, incluyendo fechas, importes y descripciones.
Facturas y estados de cuenta: copias de los documentos de facturación enviados o recibidos de usted.

Registros de comunicación

Recopilamos estos datos con fines de formación, para ayudarnos a proporcionarle información clara y precisa sobre el servicio que le prestamos y para protegerle tanto a usted como a nosotros en caso de litigio en torno a nuestro servicio.

Correspondencia: copias de las comunicaciones entre usted y nosotros, incluidos correos electrónicos, cartas y notas de las llamadas telefónicas.
Registros de servicio al cliente: detalles de las interacciones con nuestros equipos de servicio al cliente, incluyendo consultas, quejas y comentarios.

Finalidades y bases legales del tratamiento de datos

Solo tratamos sus datos personales cuando tenemos una base legal y un propósito legítimo para hacerlo. En particular, tratamos sus datos personales para los siguientes fines y bajo las siguientes bases legales:

Categoría de datos	Finalidad del tratamiento	Base legal
Información personal y de contacto	Para configurar la cuenta Pass the Keys, crear cuentas Airbnb y mantener el cumplimiento normativo	Necesidad contractualRGPD de la UE Art. 6(1)(b) RGPD del Reino Unido Art. 6(1)(b)
Datos demográficos	Para adaptar los servicios a la demografía de los clientes	Interés legítimoRGPD de la UE Art. 6(1)(f) RGPD del Reino Unido Art. 6(1)(f) - Servicios de adaptación para mejorar la satisfacción del cliente y la personalización del servicio
Datos de la cuenta Airbnb existentes	Para gestionar la cuenta Airbnb existente del cliente	Necesidad contractualRGPD de la UE Art. 6(1)(b) RGPD del Reino Unido Art. 6(1)(b)

Datos del inmueble gestionado	Para anunciar inmuebles, registrarse ante las autoridades locales y cumplir con las leyes de alquiler	Obligación legal y necesidad contractual RGPD de la UE Art. 6(1)(b) y (c) RGPD del Reino Unido Art. 6(1)(b) y (c)
Información financiera	Para la contabilidad, el cobro de tarifas y los pagos a los clientes	Necesidad contractualRGPD de la UE Art. 6(1)(b) RGPD del Reino Unido Art. 6(1)(b)
Información de negocio	Para gestionar los acuerdos comerciales relacionados con el inmueble y la contabilidad	Necesidad contractualRGPD de la UE Art. 6(1)(b) RGPD del Reino Unido Art. 6(1)(b)
Información jurídica y normativa	Para cumplir con los requisitos legales y proteger los derechos legales en las disputas	Obligación legal RGPD de la UE Art. 6(1)(c) RGPD del Reino Unido Art. 6(1)(c)
Datos transaccionales	Para la contabilidad, proporcionar registros financieros detallados a los clientes	Necesidad contractualRGPD de la UE Art. 6(1)(b) RGPD del Reino Unido Art. 6(1)(b)
Registros de comunicación	Para capacitar al personal, proporcionar información de servicio y proteger los derechos legales en las disputas	Interés legítimoRGPD de la UE Art. 6(1)(f) RGPD del Reino Unido Art. 6(1)(f) - Mejorar la prestación de servicios, garantizar una comunicación precisa y la resolución de disputas

Tenga en cuenta que, en el contexto de nuestra relación con usted como cliente, si no nos facilita los datos personales que se le solicitan y que son necesarios para gestionar nuestra relación con usted o con la entidad jurídica a la que representa como cliente (por ejemplo, datos personales que son necesarios para concluir, aplicar o gestionar nuestra relación contractual y nuestras obligaciones reglamentarias y legales), es posible que no podamos continuar nuestra relación comercial.

Fuentes de sus datos personales

La mayoría de los datos personales que tratamos proceden directamente de usted.

Además, en algunas circunstancias recopilaremos datos personales de agencias de terceros o de fuentes de acceso público para cumplir los fines del tratamiento de sus datos personales descritos en el presente Aviso de privacidad.

Con quién compartimos sus datos personales

Solo transferimos sus datos personales a destinatarios externos si usted ha dado su consentimiento o si lo permite la ley.

Franquicia local

Con el fin de gestionar su inmueble de manera eficaz, puede ser necesario

compartir su información personal con nuestros franquiciados que actúan en nuestro nombre en la prestación de estos servicios a usted, nuestro cliente. Solo revelamos la información que es necesaria para el cumplimiento del servicio y nuestros franquiciados están obligados a proteger su información y a utilizarla únicamente para prestar los servicios que ha solicitado.

Proveedores de servicios

Como la mayoría de las organizaciones, utilizamos proveedores de servicios que nos ayudan a gestionar nuestra relación con usted. Cuando recurrimos a estos proveedores de servicios, es necesario que compartamos con ellos sus datos personales.

Utilizamos los siguientes proveedores de servicios:

Servicio	Proveedor	Motivo por el que se comparten sus datos	Lugar del tratamiento de datos
Airbnb	Airbnb Inc. Política de privacidad	Para gestionar sus inmuebles en su nombre, creamos o actualizamos una cuenta Airbnb con su información personal y/o sus detalles comerciales.	EE. UU.
Servicios Web de Amazon (AWS)	Amazon Web Services Inc. Centro RGPD	Alojamiento de nuestro sistema interno de gestión de inmuebles para coordinar las actividades de servicio que le prestamos.	Londres (Reino Unido)
BigQuery	Google Cloud EMEA Limited Aviso de privacidad	Utilizamos BigQuery para el análisis de datos. Esto nos permite mejorar constantemente el servicio que le prestamos.	Londres (Reino Unido)
Check-in Scan	Check-in Scan SL Política de privacidad	Utilizamos Check-in Scan en algunos países para cumplir con los requisitos locales para registrar la información de la estancia de los huéspedes.	UE
Facebook	Meta Inc. Política de privacidad	Utilizamos Facebook para anunciar nuestros servicios de gestión de inmuebles. Si	EE. UU.

		completó un formulario en Facebook para obtener más información sobre sus datos, se trataron aquí.
Freshdesk, Freshcaller	Freshworks Inc. Aviso de privacidad	Utilizamos Freshdesk para gestionar la comunicación por correo electrónico con usted, y Freshdesk cuando hablamos con usted por teléfono.	EE. UU.
GoCardless	Declaración RGPD de GoCardless Ltd	Utilizamos GoCardless para cobrarle pagos por nuestros servicios.	UE
Google Workspace	Google Cloud EMEA Limited Aviso de privacidad	Utilizamos Gmail, Google Chat, Google Drive (colectivamente Google Workspace) para comunicarnos con usted y para gestionar internamente su inmueble.	EE. UU. UE
Holistics	Holistics Software Pte Ltd. Política de privacidad	Holistics es una herramienta de inteligencia empresarial que utilizamos para analizar el uso de nuestros servicios y mejorar nuestra calidad y eficiencia.	Singapur
Hubspot	Hubspot Inc. Política de privacidad	Utilizamos Hubspot para recopilar información sobre su solicitud de nuestros servicios de gestión inmobiliaria, para gestionar la comunicación a lo largo del proceso de venta y para ponerle al día de nuestros servicios.	EE. UU.
Just Call	SaaS Labs US Inc. Política de privacidad	Proveedor de telefonía utilizado por nuestro equipo interno de ventas.	EE. UU.
Opinyin	Essencient Ltd. Política de privacidad	Utilizamos Opinyin para enviarle encuestas sobre su experiencia con nuestro servicio.	EE. UU.
Superhog	Superhog Ltd. Política de privacidad	Utilizamos Superhog para proporcionar una verificación de huéspedes en el caso de las reservas no realizadas a través de Airbnb, y para apoyar la protección contra daños para esas reservas.	Reino Unido, EE. UU.
TypeForm	Typeform S.L. Declaración RGPD	Utilizamos TypeForm para preguntarle por qué nos eligió. Esto nos ayuda a entender	EE. UU.

		mejor a nuestros clientes y a mejorar nuestros servicios.
Xero	Xero Ltd. Declaración RGPD	Gestión de la información contable financiera, incluidos los registros de sus pagos.	EE. UU.
Zapier	Zapier Inc. Aviso de privacidad	Utilizamos Zapier para trasladar la información recopilada en Facebook a Hubspot y poder ponernos en contacto con usted.	EE. UU.

Tenemos acuerdos con todos los proveedores de servicios con los que compartimos sus datos que les obligan a protegerlos.

Entidades afiliadas al grupo

Además de con proveedores de servicios, podemos compartir sus datos personales con entidades afiliadas dentro de nuestro grupo corporativo para fines administrativos internos, incluidas las operaciones comerciales centralizadas.

Otros destinatarios

En el curso del tratamiento de sus datos personales, también podemos revelarlos a los siguientes destinatarios.

Proveedores de servicios operativos (por ejemplo, limpiadores, fotógrafos o proveedores de mantenimiento)
Agencias de crédito de referencia
Agencias para el cobro de deudas
Asesores legales y profesionales
Organismos reguladores y encargados de hacer cumplir la ley
Bancos e instituciones financieras
Profesionales de la insolvencia
Otros acreedores

Los datos se transfieren a los destinatarios mencionados para fines contables, para

cumplir obligaciones contractuales y legales, y para hacer valer, ejercer o defender nuestros intereses legales (en caso necesario).

Transferencias de datos entre países

Cuando sus datos se transfieren fuera del Reino Unido, nos aseguramos de que reciban el mismo nivel de protección, ya sea porque ese país tiene una norma de protección de datos comparable (adecuación), o utilizando otra salvaguarda como un acuerdo contractual mejorado (es decir, un acuerdo internacional de transferencia de datos).

Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre el mecanismo de transferencia que utilizamos en casos concretos.

Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales

Eliminaremos sus datos personales en cuanto dejen de ser aplicables los fines para los que fueron almacenados, mencionados en la sección «Fines del tratamiento de datos», usted se oponga al uso de sus datos personales o revoque el consentimiento que nos dio anteriormente. Sin embargo, sus datos personales también pueden almacenarse más adelante, y en particular en los siguientes casos:

Si hay obligaciones pendientes de la relación contractual
Si la supresión entra en conflicto con los periodos de conservación contractuales, legales o estatutarios
Para la afirmación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales
Si es necesario para el cumplimiento de una obligación legal a la que estamos sujetos

Sus derechos

Usted tiene los siguientes derechos en virtud del Reglamento General de Protección de Datos:

derecho a que se le informe sobre el uso que se hace de sus datos;
derecho de acceso a sus datos personales;
derecho a la corrección o rectificación de sus datos;
derecho a solicitar la eliminación de sus datos;
derecho a oponerse al tratamiento de sus datos;
derecho a limitar el tratamiento de sus datos;
derecho a no formar parte de la toma de decisiones automatizada;
derecho a la portabilidad de los datos.

Si desea ejercer los derechos anteriores, envíe un correo electrónico a la siguiente dirección de correo electrónico: privacy@passthekeys.com

En la mayoría de los casos, responderemos a cualquier solicitud de ejercicio de sus derechos de forma gratuita y en el plazo de un mes, si no antes.

Más información sobre su derecho de oposición

Tiene derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, al tratamiento de los datos personales que le conciernen y que se lleva a cabo en interés público o sobre la base de nuestros intereses legítimos.

Si se opone, dejaremos de realizar el tratamiento de sus datos personales a menos que podamos demostrar motivos legítimos convincentes para ello que prevalezcan sobre sus intereses, derechos y libertades, o que el tratamiento sirva para la afirmación, ejercicio o defensa de reclamaciones legales.

La objeción se puede llevar a cabo sin ningún tipo de formalidades.

Más información sobre su derecho de retirar el consentimiento

Además, si ha dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, puede revocarlo en cualquier momento. Tenga en cuenta, no obstante, que la legalidad del tratamiento de datos que tuvo lugar hasta la revocación no se ve afectada en este caso.

Reclamaciones

Si no está satisfecho con algún aspecto de este aviso de privacidad, o con la forma en que se tratan sus datos personales, póngase en contacto con nuestro responsable de protección de datos.